Beroep secretaresse in beweging

Student en praktijkopleider
Het beroep secretaresse is in beweging. Om te zorgen dat de diploma-eisen van het mbo blijven aansluiten op de vraag van de arbeidsmarkt, start de sectorkamer Zakelijke dienstverlening en veiligheid van SBB op signalen van branches en onderwijs een trendverkenning.

De arbeidsmarkt verandert continu: wet- en regelgeving, robotisering en digitalisering hebben impact op organisaties, organisatiestructuren en de invulling van rollen en functies. Door allerlei factoren zien we verschuivingen in de taken van de secretaresse en wordt een beroep gedaan op nieuwe vaardigheden. De trendverkenning richt zich op een genderneutrale naamgeving van het beroep, op de impact van verdergaande digitalisering en op de betekenis voor het opleiden van secretaresses op mbo-niveau 3 en 4.

Werkzaamheden

De secretaresse kan werkzaam zijn binnen elke organisatie met een secretariaat of een afdeling van overheids-, profit- en non-profitorganisaties. Ook de grootte van de organisatie kan variëren: van een kleine organisatie waar de secretaresse ondersteunende secretariële taken combineert met andere ondersteunende taken, tot een grote organisatie waar hij of zij op een secretariaat werkt. De werkzaamheden spelen zich af op afdelingsniveau en zijn vaak primair intern gericht. Hoewel de secretaresse met enige regelmaat externe contacten heeft, is er doorgaans sprake van een backofficefunctie. De secretaresse werkt vanuit concepten, instructies en/of eigen aantekeningen. Hij of zij gaat zorgvuldig om met gegevens en draagt zorg voor een goede dossiervorming. Het werken op een secretariaat of afdeling voor verschillende opdrachtgevers kan in geval van naderende deadlines spanningen veroorzaken. De secretaresse moet daarom goed kunnen plannen en stressbestendig zijn.

Arbeidsmarkt

De belangrijkste veranderingen voor secretariële functies hebben een organisatorische of technische achtergrond. We zien in heel Nederland dat dienstverbanden ‘losser’ worden en bedrijven kiezen voor een flexibele schil. Voor ondersteunend administratief personeel is het duidelijk, dat vooral de wat grotere organisaties flink snijden in dat deel van hun personeelsbestand. Het poolsecretariaat is sterk in opkomst: een organisatievorm die vooral wordt gekozen uit de behoefte om efficiënter en flexibeler te kunnen werken. De grens tussen ‘allemaal zelf doen’ en ‘centraal laten doen’ schuift verder op, waarbij die centrale plek binnen of buiten de organisatie kan liggen. We kennen al langer repro’s, poolsecretariaten, servicedesks en uitgiftepunten van kantoorartikelen, maar gaan steeds meer ‘echt’ uitbesteden: naar shared service centers, freelancemedewerkers, notuleerservices of virtual assistants. Vooral de operationele taken en basisfuncties van de secretaresse lopen het risico om uit de organisatie te verdwijnen of te worden uitbesteed.

Technische veranderingen

De technische veranderingen gaan minstens zo snel als de organisatorische veranderingen. Het papierarm werken – vaak doordat organisaties overgaan op een vorm van Het Nieuwe Werken – is een sterke factor. Ook de algemene digitalisering en automatisering van onze samenleving beïnvloedt het vakgebied. Er zijn nog maar weinig organisaties waarin de secretaresse de notulen van een overleg kopieert en over tientallen postbakjes verspreidt. Gangbaarder is een e-mail met bijlage, of zelfs alleen een link naar het bestand. De smartphone zorgt dat de manager gemakkelijk zelf afspraken kan maken, of zijn of haar mailbox op afstand kan bijhouden. Besluitenlijsten en actielijsten worden online bijgehouden door deelnemers aan de vergadering; overlegruimtes regelen ze zelf via het intranet.

Invoering

Een veldraadpleging met 27 roc’s heeft inmiddels plaatsgevonden. Daar werd onder meer de suggestie gedaan om de naam secretaresse te vervangen door office assistant. Op dit moment wordt ook een veldraadpleging met bedrijven voorbereid. In het voorjaar volgt een expertmeeting voor alle betrokken stakeholders, om te komen tot een breed gedragen advies van onderwijs en bedrijfsleven samen. De sectorkamer koerst op invoering in het schooljaar 2018-2019.