Office assistant

De office assistant vervult doorgaans een representatieve functie. Wat haar kenmerkt, is dat ze goed kan plannen en stressbestendig is. Ze gaat zorgvuldig om met gegevens en zorgt voor een goede dossiervorming. Haar werk is mogelijk binnen elke organisatie met een secretariaat, of bij kleine organisaties waar zij ook andere (ondersteunende) taken verricht. Belangrijke werkzaamheden zijn notuleren bij vergaderingen, actielijsten bijhouden, besprekingen en vergaderingen organiseren, en faciliteiten verzorgen, zoals de lunch. Haar beslissingsbevoegdheid is in het algemeen redelijk beperkt. De regiefunctie is voorbehouden aan hoger opgeleide beroepsbeoefenaren.

Kerntaken en werkprocessen

Voert taken rondom informatiemanagement uit

  • Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
  • Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
  • Onderhoudt het relatienetwerk
  • Voert administratieve taken uit
  • Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief

Voert taken rondom planning en organisatie uit

  • Beheert de agenda
  • Organiseert bijeenkomsten
  • Maakt verslag en handelt vergaderzaken af
  • Ontvangt bezoekers
  • Regelt reizen en accommodaties
  • Handelt facturen en declaraties af