Management assistant

De management assistant is de 'rechterhand' van een manager of directielid, zowel in kleine als grote organisaties. Haar werkzaamheden spelen zich af op organisatieniveau. Ze kan dan ook marktgericht denken en zich zakelijk opstellen. Verder beschikt zij over cijfermatig inzicht en begrijpt ze nut en noodzaak van haar handelingen. De management assistant gaat bovendien zorgvuldig om met de verwerking van gegevens. Met overzicht op alle secretariële taken en inzicht in de processen beschikt ze over het improvisatievermogen om goed in te spelen op mensen en situaties. Bijvoorbeeld bij opdrachten voor verschillende directeuren en managers, met de druk van naderende deadlines. Ze moet daarom goed kunnen plannen, stressbestendig zijn en zich zowel mondeling als schriftelijk zeer goed kunnen uitdrukken.

Uitgeschreven tekst van deze video

We volgen een dag uit het werkzame leven van een student en de praktijkopleider voor het beroep managementassistent/directiesecretaresse.

 

Goedemorgen.

 

Goedemorgen, high five.

 

Weer een goed begin van de nieuwe week.

 

Mijn naam is Valery van der Gaag. Ik doe de opleiding Managementassistent/directiesecretaresse. Als managementassistent ben je een allround duizendpoot. Dat houdt in dat de taken erg veelzijdig zijn. Denk dan aan het beheren van de agenda, dat is een van de belangrijkste punten, aangezien alles verloopt volgens een kloppende agenda.

 

Hoi, Sandy.

 

Hoi, Valery. Wat kan ik voor je doen?

 

Ik zou graag even een afspraak willen maken met betrekking tot de open dagen.

 

Ja, dat kan. En welke dag had je in gedachten?

 

Zou je aanstaande maandag kunnen?

 

We zijn op het Zadkine en het Zadkine is een school voor middelbaar beroepsonderwijs. Ik ben daar docent, maar naast dat ik docent ben, heb ik ook diverse andere taken. Bijvoorbeeld het organiseren van alles rondom de pr voor onze afdeling.

 

Hé, Valery.

 

Hai.

 

Ik heb naar het draaiboek gekeken voor de open dag in januari.

 

Ik zou nog even met het team alles door willen nemen, zodat alles goed verloopt.

 

Ik leer heel erg veel van Debby en ik ben er ook heel erg blij mee, want ik kan mezelf hierin enorm ontwikkelen.

 

Ik denk dat ... Valery is echt het visitekaartje van onze afdeling. Ook zoals een managementassistent straks van een bedrijf moet zijn.

Kerntaken en werkprocessen

Assisteert bij het verzorgen van de corporate informatie

  • Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal
  • Redigeert aangeleverde teksten
  • Geeft informatie over de organisatie door aan derden

Voert financieel administratieve taken uit

  • Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af
  • Beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt leveringscondities op
  • Houdt een projectadministratie bij en controleert deze
  • Beheert en controleert een urenregistratie

Voert taken rondom informatiemanagement uit

  • Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
  • Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
  • Onderhoudt het relatienetwerk
  • Voert administratieve taken uit
  • Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief

Voert taken rondom planning en organisatie uit

  • Beheert de agenda
  • Organiseert bijeenkomsten
  • Maakt verslag en handelt vergaderzaken af
  • Ontvangt bezoekers
  • Regelt reizen en accommodaties
  • Handelt facturen en declaraties af